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B.I. Business Information | ORGANIZZAZIONE EVENTI AZIENDALI E CONGRESSI
Organizzazione di Eventi Aziendali, Conferenze, Congressi e Convegni, viaggi di incentivazione per incrementare la motivazione e la produttività. Aziende consolidate possono ricercare altri fattori di miglioramento nella propria struttura e dedicare attenzione ad aspetti che non sono trascurabili, ma anzi fondamentali per la vitalità dell’azienda, legati cioè al “capitale umano” o meglio alla “risorsa umana” risorsa principale che sostiene, alimenta l’azienda.
Aziende, organizzazioni, strutture pubbliche e private stanno dimostrando un crescente interesse verso gli Eventi in tutte le loro forme, possono essere in effetti considerati un importante o una fondamentale Leva di Comunicazione e Marketing, tuttavia se attentamente valutati quali strumenti più idonei per il raggiungimenti dei propri obiettivi. E' infatti opportuno prima di organizzare un evento valutare tutti i pro ed i contro di tale scelta considerando l'impegno di energie, risorse umane ed economiche che esso comporta.
Non è sempre necessario organizzare un evento, che peraltro, se non ben organizzato e privo dei giusti elementi può dare un risultato non in linea con le aspettative, si tratta di uno strumento complesso che necessita forte capacità di pianificazione, organizzazione, creatività, capacità di gestione e di coordinare competenze diverse oltre a richiedere molto spesso ingenti capitali.
Qualsiasi tipo di evento anche di piccola entità richiede una corretta pianificazione e gestione e ciò vale ancor più per eventi di rilievo: l'organizzazione di Grandi Eventi incide sulla complessità delle attività e per questo tali tipi di eventi fanno la differenza: programmare, coordinare e gestire, orchestrare tutti gli elementi ma senza mostrarlo.
Oltre agli aspetti tecnico-organizzativi, l'Evento è uno strumento molto potente che può essere una componente anche fondamentale o indispensabile all'interno di una pianificazione strategica di Comunicazione, Marketing e di Promozione.
Un evento per essere di successo deve essere organizzato in modo molto preciso e dettagliato e deve anche comprendere elementi legati all'Emozione e all'Esperienza: location, allestimenti, suoni, luci, colori, profumi, ambientazioni, cibi ed intrattenimenti sono tutti elementi che devono essere presi attentamente in considerazione e non lasciati al caso. Uno degli errori più comuni che inificiano l'esito dell'evento è quello di non essere in grado di valutare e prevedere tutte le possibili variabili e di gestire anche gli imprevisti.
I Vantaggi degli Eventi possono essere quindi identificati nei seguenti:
-capacità di riunire tante persone e di trasmettere contemporaneamente la propria Comunicazione, Informazione, Conoscenza, i propri Format Educativi in modo efficace ed efficiente in un tempo molto limitato.
-assume una forma di celebrazione suscitando emozione e permettendo una esperienza memorabile
-capacità di raggiungere più obiettivi contemporaneamente
-possibilità di promuovere scopi benefici e una raccolta fondi attraverso un evento non solo memorabile, ma anche sensazionale ripetibile in forma programmata
-possibilità alle aziende ed organizzazioni di impostare nuovi messaggi di comunicazione ed informazione ai propri dipendenti e collaboratori, nonché di migliorare il clima aziendale, le relazioni interpersonali e gli obiettivi aziendali.
-capacità di riunire tante persone e di trasmettere contemporaneamente la propria Comunicazione, Informazione, Conoscenza, i propri Format Educativi in modo efficace ed efficiente in un tempo molto limitato.
-assume una forma di celebrazione suscitando emozione e permettendo una esperienza memorabile
-capacità di raggiungere più obiettivi contemporaneamente
-possibilità di promuovere scopi benefici e una raccolta fondi attraverso un evento non solo memorabile, ma anche sensazionale ripetibile in forma programmata
-possibilità alle aziende ed organizzazioni di impostare nuovi messaggi di comunicazione ed informazione ai propri dipendenti e collaboratori, nonché di migliorare il clima aziendale, le relazioni interpersonali e gli obiettivi aziendali.
Una volta valutata la fattibilità dell'Evento e considerati i vantaggi che esso può portare alla propria Azienda od Organizzazione, ritenendo l'Evento la scelta giusta, è opportuno iniziare a pianificare e ad impostare l'evento anche molti mesi prima per poter incontrare le Aspettative sia del Committente che dei propri Partecipanti e per la corretta organizzazione.